Digitale und hybride Veranstaltungsformate spielten bereits lange vor der Corona-Pandemie eine wichtige Rolle in Marketing und Kommunikation – und werden in Post-Covid-Zeiten umso relevanter. Sie bieten Unternehmen und Organisationen eine großartige Möglichkeit, ihre Zielgruppen auf unterschiedliche Weise zu erreichen und ihnen einen einzigartigen Erlebniswert zu bieten.

Während analoge und physische Live Events vor allem durch direkten und persönlichen Kontakt, multisensuale Ansprache sowie Emotionen und Erlebnisse punkten, steht bei digitalen Formaten bisher meist die Reichweite im Fokus. Diese ergibt sich vor allem daraus, dass digitale Formate in aller Regel orts- und zeitunabhängig genutzt werden und nahezu immer und überall verfügbar sind. So kann zum Beispiel eine digitale Konferenz von einem weltweiten Teilnehmendenkreis besucht werden und veranstaltungsrelevanter Content in digitaler Form vor und nach dem Event bereitgestellt werden. Weitere Argumente sind Nachhaltigkeit (z.B. Reduzierung von Emissionen durch Reisen zu physischen Treffen), Effektivität und Effizienz (z.B. durch die Reduzierung der Reisezeit zu physischen Treffen) sowie Convenience (es ist bequemer die Veranstaltung auf dem eigenen Monitor zu verfolgen).

Die Lösung: Hybride Events. Sie verbinden das Beste aus beiden Welten: Die Aspekte physischer Events (Multisensualität, persönlicher Dialog, erlebnisorientierte und emotionale Ansprache) als auch die Vorteile der digitalen Kommunikation (Reichweite, Nachhaltigkeit, Effektivität und Effizienz, Convenience). Durch die Kombination und Synthese der unterschiedlichen Eigenschaften von live und digital lassen sich nicht nur Synergien schaffen, sondern können auch gänzlich neue Veranstaltungsformate und Kommunikationsstrategien entstehen.

Worauf man achten muss, wenn man ein hybrides Event umsetzen möchte und welche die entscheidenden Faktoren sind, die es zu berücksichtigen gilt, erläutern wir im Folgenden. 

PARTIZIPATION, INTERAKTION & CO-KREATION

Durch den Einbezug der Teilnehmenden vor Ort und im Digitalen können Emotionen entstehen und Erlebnisse geschaffen werden. Dies kann vor allem dann gelingen, wenn Inhalte an die Bedürfnisse der Zielgruppen und Teilnehmenden angepasst werden, auf diese direkt eingegangen wird und somit Mehrwert auf Teilnehmendenseite entsteht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch ein benutzerfreundliches und einfaches Handling der verwendeten Plattform und Technologie. Mit unserer VOK DAMS Open Platform for Hybrid Events bieten wir eine ganzheitliche und flexible Plattform, auf der die Ausprägung und Zusammenstellung von digitalen und live Elementen je nach Situation und Kundenwunsch angepasst und gesteuert werden kann.

AUTONOMIE & SELBSTBESTIMMUNG

Durch die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Inhalte relevant sind, welche Programmpunkte genutzt werden oder welcher inhaltliche oder optische Blickwinkel eingenommen werden soll, können persönliche und individuelle Erlebnisse entstehen, die ein Gefühl von Wertschätzung und Exklusivität hervorrufen.

TIMING DER VERANSTALTUNG & AUFMERKSAMKEIT DER TEILNEHMENDEN

Dem Timing der Veranstaltung sowie der inhaltlichen und zeitlichen Abstimmung der einzelnen Programmpunkte kommt deshalb eine zentrale Bedeutung zu, da sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden bei digitalen Events im Vergleich zu analogen Veranstaltungen verringert.

CONTENT VOR, WÄHREND & NACH DEM EVENT

Professionell aufbereiteter und auf die Zielgruppen angepasster Content spielt im Rahmen hybrider Veranstaltungen eine besondere Rolle, da dieser die Teilnehmenden auf der Veranstaltung hält. Er dient zudem zur Differenzierung gegenüber anderen Anbietern und anderen Veranstaltungen. Nur wenn der Content das liefert, was die Teilnehmenden erwarten, können die Veranstaltungsziele erreicht werden.

MULTISENSUALITÄT & HAPTISCHE MOMENTE

So wie der Content und das aktive Einbeziehen der Teilnehmenden, dienen auch haptische Momente und die Ansprache mehrerer Sinne dazu, Emotionen hervorzurufen, Erlebnisse entstehen zu lassen und die Veranstaltung entgegen anderen Events und Anbietern abzugrenzen.

NETWORKING & PERSÖNLICHER DIALOG

In Bezug auf Networking und persönlichen Dialog bieten hybride Veranstaltungsformate neue und spannende Möglichkeiten. Werden diese zielgerichtet und professionell eingesetzt, besteht im digitalen Kontext die Chance, Kommunikation und Networking auf eine neue Ebene zu bringen. Um diese Erfolgsfaktoren im Rahmen einer strategischen Veranstaltungskonzeption umzusetzen, bedarf es einiger zentraler Überlegungen. So müssen unter anderem folgende essentielle Fragen gestellt und höchst situativ sowie individuell beantwortet werden:

• Was ist das Ziel der Veranstaltung?
• Welche Zielgruppen sollen durch die Veranstaltung angesprochen werden und wie?
• Wie können bestehende analoge und live Eventkonzepte in den digitalen Kontext transportiert und entsprechend adäquat adaptiert werden?
• Wie sieht die konkrete User-Experience im Rahmen des konzipierten Events (vor dem Screen) aus?
• Welchen Mehrwert schafft die Veranstaltung für die Zielgruppen?
• Wie wird durch die Veranstaltung etwas Besonderes (USP) geschaffen?

Die zentralen Fragestellungen fokussieren demnach die Ziele und Zielgruppen der Veranstaltung, wobei daraus abgeleitet das hybride Veranstaltungskonzept entsteht. Im Optimalfall beinhaltet dieses Konzept die zentralen Erfolgsfaktoren und berücksichtigt die mit diesen einhergehenden Überlegungen.

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