Patrick, welche Kennzahl oder Beobachtung ist für euch ein echtes Frühwarnsystem, dass etwas nicht rund läuft?

"Ein zentrales Frühwarnsystem ist für uns das Registrierungssystem selbst. Dort sehen wir sehr genau, an welchen Stellen Teilnehmende den Anmeldeprozess abbrechen – zum Beispiel beim Ausfüllen von Reise‑ oder Shuttle‑Informationen. Das kann ein Hinweis auf technische Probleme sein oder darauf, dass ein Schritt logisch oder sprachlich nicht klar genug aufgebaut ist.

Diese Auffälligkeiten spiegeln sich häufig auch direkt im Support wider. Wenn vermehrt Rückfragen zu denselben Themen per Mail oder Hotline eingehen, ist das ein klares Signal dafür, dass entweder die Kommunikation im Vorfeld nicht optimal war oder etwas im Registrierungsprozess hakt.

Neben diesen technischen Hinweisen beobachten wir auch die Anmeldezahlen sehr genau. Wenn sich bis kurz vor dem Event nur ein geringer Teil der eingeladenden Personen registriert hat, analysieren wir gemeinsam mit dem Kunden die Hintergründe. War das so zu erwarten? Liegt es an der Zielgruppe oder braucht es eine gezielte Reminder‑Kommunikation mit einem klareren Nutzenversprechen? Gerade bei businessrelevanten Formaten kann das entscheidend sein"

Gab es eine Situation, in der du erlebt hast, wie eine kleine Anpassung im Ablauf das Event für die Gäste deutlich verbessert hat?

"Wir haben für einen Finanzdienstleister ein Event umgesetzt, bei dem zwei unterschiedliche Teilnehmergruppen auf zwei Hotels verteilt waren. Bei der Anmeldung hatten wir nicht ausreichend berücksichtigt, dass sich die Teilnehmenden ihre Hotels selbst auswählen konnten. Dadurch kam es zu einer deutlich ungleicheren Verteilung, als ursprünglich geplant.

Vor Ort konnten wir jedoch flexibel reagieren. Shuttlepläne wurden angepasst, Personal an den Akkreditierungscountern neu verteilt und Abläufe kurzfristig umorganisiert. So konnten wir sicherstellen, dass alle Gäste pünktlich zu den Veranstaltungsorten kamen, korrekt akkreditiert wurden und reibungslos am Event teilnehmen konnten. Dieser Fall hat mir sehr deutlich gezeigt, wie wichtig es ist, neben einer sauberen Planung auch situativ reagieren zu können.

Das hat gezeigt, wie wichtig es ist, im Teilnehmermanagement nicht nur sauber zu planen, sondern auch in der Lage zu sein, situativ zu reagieren und wie sehr sich das Know‑how und die Erfahrung von VOK DAMS in kritischen Momenten auszahlen."

Was war dein größtes Learning: Was darf man im Teilnehmermanagement nie „nebenbei“ machen?

"Ein zentrales Learning für mich ist der verantwortungsvolle Umgang mit Daten. Themen wie Accessibility, Nachhaltigkeit oder Datenschutz werden oft als Buzzwords wahrgenommen, dürfen im Teilnehmermanagement aber keinesfalls nebenbei laufen. Sie müssen aktiv, bewusst und konsequent umgesetzt werden.

Gerade beim Datenmanagement wurde mir das schnell klar: Monitoring, das regelmäßige Überprüfen von Anmeldeständen, das Ziehen von Exports sowie das saubere Dokumentieren und Ablegen von Listen gehören fest zur Arbeit dazu. Im Unternehmensumfeld – insbesondere bei personenbezogenen Daten – müssen Prozesse eingehalten, Löschfristen berücksichtigt und Daten nach Projektabschluss korrekt bereinigt werden. Dieses Bewusstsein von Anfang an mitzudenken, ist für mich eines der wichtigsten Learnings."

Gibt es einen Moment, an den du dich besonders erinnerst, weil das Teilnehmermanagement für die Gäste spürbar war?

"Ein Erlebnis, das mir besonders im Kopf geblieben ist, war das 24‑Stunden‑Rennen von Le Mans 2023. Dort haben wir für einen Kunden aus einer ehemaligen Veranstaltungs‑ bzw. Lagerhalle ein temporäres Hotel aufgebaut. Als Teilnehmermanagement haben wir die Registrierung übernommen, und den gesamten Ablauf rund um den Aufenthalt der Teilnehmenden organisiert.

Vor Ort wurde Teilnehmermanagement zu einer übergreifenden Organisationsaufgabe. Ein Kollege hat faktisch das komplette Hotelmanagement übernommen, wir waren mit unserem Team die zentrale Anlaufstelle für die Gäste und haben Abläufe über mehrere Locations hinweg koordiniert. Zwischen Rennstrecke, Experience Center und Campingplatz wurden Material, Daten und Prozesse ständig abgestimmt.

In diesem Projekt wurde für mich besonders deutlich, wie spürbar gutes Teilnehmermanagement sein kann: nicht als einzelner Prozess, sondern als Gesamtorganisation im Hintergrund, die dafür sorgt, dass für die Gäste alles selbstverständlich funktioniert."

Wer Teilnehmermanagement von Anfang an richtig aufsetzt, reduziert Risiken, Kosten und entlastet die Kunden- als auch die interne Teams. Zielgerichtete Kapazitätsplanungen in den Bereichen Hotel, Transfer, Catering usw. tragen auch maßgeblich dazu bei, die gesetzten Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Wir bei VOK DAMS übernehmen Teilnehmermanagement ganzheitlich von der Registrierung bis zur Auswertung. 

Du hast Interesse an einem professionellen Teilnehmermanagement für dein nächstes Event? Dann melde Dich bei unseren Eventexpert*innen unter info@vokdams.de.

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