Wer sollte bei unserem Event im Raum sitzen? Wie Unternehmen relevante Zielgruppen identifizieren und erreichen, hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Audience Intelligence hilft dabei, die für ein B2B-Event relevanten Unternehmen und Personen vor der Einladung zu identifizieren. Wenn Networking, Business Development oder die Erschließung neuer Märkte zu den Eventzielen gehören, ist für dessen Erfolg ausschlaggebend, ob die richtigen Entscheider, potenziellen Kunden, Partner und Multiplikatoren dabei sind.

Warum Unternehmen ihre Zielgruppen neu identifizieren müssen

Lange funktionierte Zielgruppenkommunikation nach dem Push Prinzip: Unternehmen definierten ihre Zielgruppen und spielten Botschaften über Werbung, Mailings und Vertrieb aus. Mit Webseiten, Newslettern und vor allem durch Social Media entwickelte sich daraus zunehmend eine Pull-Kommunikation: Interessierte fanden selbst den Weg zum Unternehmen und von dort ins CRM. Für Veranstaltungen konnte man anschließend auf diese Kontakte zurückgreifen. Doch in Zeiten, in denen soziale Netzwerke durch KI-generierten Content überflutet sind und viele Unternehmen neue Märkte und Zielgruppen erschließen wollen, reicht dieser Weg allein oft nicht mehr aus. Denn die Ansprache über Social Media ist mühsam geworden. Zugleich erschweren Datenschutz- und Einwilligungsanforderungen den Aufbau neuer Kontakte. Hinzu kommt, dass sich Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten in Unternehmen heute schneller verändern und neue Funktionen entstehen. Ein Kontakt, der vor zwei Jahren relevant war, muss heute nicht mehr der richtige sein. Außerdem sind in Datenbanken zwar Kontakte erfasst, diese sagen aber nichts darüber aus, wer für ein bestimmtes Event relevant ist.

Damit verändert sich die entscheidende Frage, die Unternehmen sich stellen sollten: Nicht mehr „Wen haben wir in unserer Datenbank?“, sondern „Wen brauchen wir im Raum, damit wir unser Eventziel erreichen?“ Denn genau das ist entscheidend. Für die Invitario-Eventstudie 2024 wurden 119 Event-Manager befragt: Für 75 Prozent von ihnen ist Networking ein Hauptziel von Business-Events. Das macht die Identifikation der richtigen Gäste und den gezielten Aufbau neuer Kontakte zu wichtigen Voraussetzungen für erfolgreiche Live-Events.

Wie VOK DAMS die Zielgruppe eines Events vor der Einladung bestimmt

Zielgruppendefinitionen entsteht in den meisten Organisationen häufig zu einem bestimmten Zeitpunkt und werden danach selten überprüft. Doch Märkte, Organisationen und Verantwortlichkeiten verändern sich. Deshalb ist für uns nicht die vorhandene Gästeliste der Ausgangspunkt, sondern das Ziel des Events.

Audience Intelligence nennen wir bei VOK DAMS den strategischen Prozess, die für ein Event relevanten Zielgruppen zu identifizieren und zu verstehen. Erst schauen wir uns den Markt an, dann die entsprechenden Unternehmen und schließlich die ganz konkreten Personen. Dabei arbeiten wir mit öffentlich zugänglichen Quellen: Geschäftsberichte, Fachmedien, Verbandsverzeichnisse, Vortragsprogramme von Branchenveranstaltungen. Auch Stellenausschreibungen sind dabei wichtige Quellen. Sie zeigen beispielsweise, wo ein Unternehmen gerade Kompetenz aufbaut und welche Themen intern Priorität haben. So entsteht Schritt für Schritt ein aktuelles Bild davon, wer für das jeweilige Eventziel tatsächlich relevant ist.

Wie die richtige Einladung die Zusagen erhöht

Die Identifikation der richtigen Personen ist allerdings nur der erste Schritt. Danach kommt es darauf an, diese Menschen auch wirklich zu erreichen und ihnen zu zeigen, warum sich eine Teilnahme an dem Event lohnt. Das ist der Reason to Come. Dafür setzen wir auf Digitale Doppelgänger – KI-Modelle echter Zielgruppen, die deren verhalten vorab simulieren können. So können wir die Gäste mit dem ansprechen, was sie tatsächlich beschäftigt: mit einer Frage, einem Thema, einem fachlichen Mehrwert, der zu ihrer Rolle passt. Aus einer Einladung wird so ein relevantes Angebot,dass die Anzahl der Zusagen erhöht. Und wenn dann am Ende die Zusammensetzung der Gäste stimmt, verändert sich das ganze Event. Gespräche bekommen eine andere Qualität, weil die Menschen einander tatsächlich etwas zu sagen haben. Aus einem Kontakt wird eine Beziehung, aus einer Beziehung ein gemeinsames Projekt. Live-Events und B2B-Events werden damit für Unternehmen zum Hebel, um neue Märkte verlässlich zu erschließen.

Audience Intelligence schafft damit die Grundlage, die richtigen Gäste für ein Event einzuladen und sie mit Themen anzusprechen, die für sie wirklich relevant sind.

Häufige fragen

Was ist Audience Intelligence?
Audience Intelligence bezeichnet bei VOK DAMS das strategische Vorgehen, die Zielgruppe eines Events vor der Einladung zu identifizieren. Über öffentlich zugängliche Quellen ermitteln wir, welche Unternehmen und Bereiche für das Eventziel relevant sind, und identifizieren die heute verantwortlichen Personen. Der bestehende Verteiler wird erst danach abgeglichen. Anschließend bauen wir Digitale Doppelgänger der Zielgruppe, die ihr Verhalten simulieren. So sind wir in der Lage, die Gäste individuell und mit Themen anzusprechen, die sie wirklich interessieren. 

Wann sollte die Zielgruppenbestimmung für ein Event starten?
Die richtige Zielgruppenbestimmung für ein Event startet mit dem Konzept. Wer die Zielgruppe erst klärt, wenn Format, Ort und Programm feststehen, kann die Erkenntnisse nicht mehr verwenden und nur noch die Einladung anders formulieren. Damit bleibt ein großer Teil dieses Potenzials ungenutzt.

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